Byggt för redovisningsbyråer

Leverantörsfakturor som konterar sig själva

Följ en fakturas resa nedåt — från inkorg till färdigt utkast i Fortnox/Visma. BokFlow läser, kontrollerar och konterar automatiskt. Ni granskar, godkänner och betalar — resten är redan gjort.

Prova gratis i en månad Följ resan ↓
En månad gratis Ingen bindningstid Människa har alltid sista ordet
Steg 1 · Tas emot

Fakturan landar — dygnet runt

Era klienters leverantörsfakturor (PDF) landar i en adress som BokFlow bevakar. Den fångas i samma sekund, oavsett tid på dygnet. E-fakturor som går direkt in i Fortnox fångas också — utan att passera mejlen.

Steg 2 · Läses

Varje uppgift tolkas

Leverantör, org.nr, belopp, moms, OCR och förfallodatum hämtas direkt ur dokumentet — även ur röriga skanningar och påminnelser.

Steg 3 · Kontrolleras

Fem spärrar — varje gång

Summan måste stämma matematiskt. Ingen dubblett. Giltigt org.nr. Inget dolt betalningskrav. Stämmer något inte — bokförs ingenting, det flaggas.

Steg 4 · Utkast skapas

Färdigt utkast hos rätt klient

Ett balanserat, korrekt konterat utkast med rätt moms skapas i Fortnox/Visma — automatiskt hos den klient fakturan tillhör. Ännu inte bokfört: det gör ni.

Steg 5 · Du godkänner

Sista ordet är alltid ert

Ansvarig konsult får en tydlig notis, öppnar Fortnox/Visma och godkänner när det passar. Inget bokförs på riktigt utan en människa.

Se det själv

Kör en faktura — just nu

Tryck på knappen och följ exakt vad BokFlow gör med en leverantörsfaktura, i verklig ordning. Ingen inloggning, inget säljsamtal.

faktura_nordkust.pdfVäntar på körning…
Leverantör
Org.nr
Att betala
Moms (25 %)
OCR
Förfaller
Fem spärrarkörs på varje faktura, varje gång
  • ✓Summan stämmer matematiskt
  • ✓Ingen dubblett i historiken
  • ✓Giltigt svenskt org.nr
  • ✓Inget dolt betalningskrav
  • ✓Rätt klient identifierad
UTKASTskapat hos klienten Möllans Bygg AB i Fortnox/Visma — notis skickad till ansvarig konsult.
Resultatet

Ett färdigt utkast — ni har sista ordet

Varje faktura landar balanserad och konterad i Fortnox/Visma. Ännu inte bokförd eller betald — det bestämmer ni. BokFlow gör grovjobbet, ni behåller kontrollen.

  • Balanserat verifikatDebet och kredit stämmer alltid — annars skapas inget utkast.
  • Rätt konto & momsKonterat på rätt konton efter fakturans innehåll.
  • Ni godkänner & betalarÖppna i Fortnox/Visma, granska och attestera när det passar.
0 sek
från inkorg till färdigt utkast
24/7
arbetar även när byrån sover
0 %
av osäkra fakturor flaggas till människa
0
gissningar — stämmer det inte, bokförs det inte
Fördelar

Byggd som en kollega.
Kontrollerad som en revisor.

Den gör det tråkiga arbetet — men vägrar ta risker med er bokföring. Allt som avviker stoppas och förklaras.

Läser som en människa

Tolkar leverantör, belopp, moms, OCR och datum direkt ur PDF:en — även ur svåra skanningar.

Vägrar gissa

Om något inte stämmer bokförs ingenting. Fakturan flaggas till konsulten med exakt orsak.

Byggd för byråer

Alla era klienter i ett flöde. Varje faktura hamnar hos rätt klient — och rätt konsult får notisen.

Dubblettskydd

Samma faktura kan aldrig bokföras två gånger — inte ens om den mejlas in på nytt.

Krav fångas direkt

Påminnelser, inkasso och myndighetskrav identifieras och stoppas — bokförs aldrig som vanliga fakturor.

Alltid utkast, aldrig facit

Allt landar som utkast med balanserad kontering och korrekt moms. Konsulten godkänner.

Specialfallen

Det som brukar fastna — hanteras

Det är sällan den prydliga PDF:en som kostar tid. Det är e-fakturan ingen såg, leverantören som inte fanns upplagd och org.numret i fel format. BokFlow tar dem också.

  • E-fakturor som aldrig passerar mejlenVarje klient stäms av mot Fortnox var 30:e minut. Ligger det en obokförd e-faktura där får ansvarig konsult en notis med leverantör, belopp och förfallodatum — istället för att den upptäcks vid månadsavstämningen.
  • Leverantörer som inte finns upplagdaSaknas leverantören i Fortnox/Visma läggs den upp automatiskt med namn och org.nr — utkastet blir färdigt direkt istället för att fastna i väntan på ett leverantörskort.
  • Org.nr i fel formatTolvsiffriga nummer, mellanslag, punkter och saknade bindestreck normaliseras till svenskt format innan kontrollen görs. Det som ändå inte håller måttet flaggas — det gissas aldrig.
  • Fakturor där totalsumman saknasStår bara nettobelopp och moms räknas totalen fram och stäms av mot fakturan. Skiljer det mer än en krona skapas inget utkast — det går till konsulten.
  • Krav — i tre nivåer, var för sigBetalningspåminnelse, inkassokrav och Kronofogden känns igen som separata fall och stoppas alla från bokföring. Ett krav ska aldrig glida igenom som en vanlig leverantörsfaktura.
  • Kopplingar som slutar gällaBehörigheterna mot Fortnox och Visma förnyas automatiskt i bakgrunden. Ingen konsult behöver logga in och koppla om — och slutar det ändå fungera larmar systemet istället för att tyst sluta leverera.
Jämförelsen

Manuell hantering vs BokFlow

MomentManuelltMed BokFlow
Tid per faktura~5 minuter inmatning~30 sek granskning
Bevakning av inkorgenKontorstidDygnet runt
E-fakturor i systemetUpptäcks när någon tittarBevakas var 30:e minut
Leverantör som saknasLäggs upp för hand förstSkapas automatiskt
DubbletterLätta att missaStoppas automatiskt
Påminnelser & inkassoKan bokföras som fakturaIdentifieras & flaggas
Belopp som inte stämmerUpptäcks vid avstämningStoppas före bokföring
Sista ordetMänniskaMänniska — fortfarande
Säkerhet & GDPR

Er data. Era regler. Inga genvägar.

  • PUB-avtal med varje byråPersonuppgiftsbiträdesavtal enligt GDPR art. 28 ingås innan start.
  • Data används bara för att bokföraAldrig för något annat. Säljs aldrig, delas aldrig.
  • Inga helautomatiska beslutAllt landar som utkast för mänsklig granskning innan det blir bokföring.
  • Osäkerhet = stoppAvvikelser flaggas alltid till en människa, med tydlig orsak.
Läs vår integritetspolicy
Kom igång

Igång på en dag — inte ett projekt

Ingen installation, ingen migrering, inga ändrade arbetssätt. Tre steg, sen rullar det.

STEG 01

Koppla Fortnox/Visma

Säker koppling via Fortnox/Visma officiella API på ett kort uppstartsmöte. Inget att installera.

STEG 02

Peka om fakturaadressen

Klienternas leverantörsfakturor vidarebefordras till er bevakade BokFlow-adress. En engångsinställning.

STEG 03

Granska första utkasten

Samma dag börjar färdiga utkast dyka upp i Fortnox/Visma. Ni granskar, godkänner — och har redan sparat tid.

Räkna på det

Hur mycket tid frigör ni?

Dra i reglaget för antal leverantörsfakturor per månad — se hur mycket manuell hantering kostar er i tid och pengar per år.

101000+
150 tim
manuellt arbete per år
≈ 67 500 kr
i arbetstid per år
Uppskattning: ~5 min per faktura och 450 kr/timme. Er faktiska besparing beror på volym och komplexitet.
Pris

En månad. Helt gratis.

Testa på riktiga fakturor i 30 dagar

Ingen bindningstid, inget betalkort. Därefter enkel månadsprissättning per klient — hör av er så räknar vi på just er byrå.

Full funktionalitet Personlig uppstart Avsluta när ni vill
Starta gratismånaden
FAQ

Vanliga frågor

Måste vi byta system?
Nej. Ni och era klienter fortsätter i Fortnox/Visma precis som vanligt. BokFlow arbetar i bakgrunden och lämnar färdiga utkast där ni redan jobbar.
Vad händer med fakturor som inte kan tolkas säkert?
De bokförs inte. Ansvarig konsult får ett mejl med exakt orsak — belopp som inte stämmer, saknat org.nr eller misstänkt dubblett. Inget gissas, någonsin.
Hur hanteras påminnelser och inkassokrav?
De identifieras automatiskt, stoppas från bokföring och flaggas för manuell hantering — så att inget krav råkar bokföras som en vanlig faktura.
Hur kommer fakturorna in?
På två vägar. Dels via e-post: ni vidarebefordrar eller pekar om klientens fakturaadress till en adress som BokFlow bevakar. Dels direkt ur Fortnox, där obokförda e-fakturor bevakas var 30:e minut. Båda vägarna går dygnet runt, utan att någon behöver hålla koll.
Hanterar ni e-fakturor?
Ja. E-fakturor landar direkt i bokföringssystemet utan att passera mejlen, vilket gör att de lätt blir liggande. BokFlow stämmer av varje klient var 30:e minut och notifierar ansvarig konsult om leverantör, belopp och förfallodatum så fort en obokförd e-faktura dyker upp — samma faktura larmas aldrig två gånger. Bevakningen finns idag för Fortnox; för Visma sker inläsningen via mejlflödet.
Vad händer om leverantören inte finns upplagd?
Den läggs upp automatiskt i Fortnox/Visma med namn och org.nr, och utkastet skapas direkt. Ni slipper alltså momentet där en faktura blir liggande för att ett leverantörskort saknas. Org.numret kontrolleras först — håller det inte måttet skapas ingen leverantör, utan fakturan flaggas till konsulten.
Hur lång tid tar det att komma igång?
Vanligtvis en dag. Fortnox/Visma kopplas via deras officiella API på ett kort uppstartsmöte, ni pekar om fakturaadressen — sen rullar det. Inga installationer, ingen migrering.
Vilka bokföringssystem stödjer ni?
Idag Fortnox/Visma, fullt ut. Fler system utvärderas löpande — hör av er om ni kör något annat så berättar vi var det ligger i planen.
Vad kostar det efter provmånaden?
Enkel månadsprissättning per klient, utan bindningstid. Kontakta oss så får ni ett pris anpassat efter er byrås volym.
Är det här GDPR-säkert?
Ja. PUB-avtal ingås med varje byrå, data behandlas endast för bokföringsändamålet och allt granskas av människa innan det godkänns. Läs mer i vår integritetspolicy.

Resans slut = er början

Låt BokFlow ta hand om inmatningen medan byrån lägger tiden på rådgivning. Första månaden bjuder vi på.

Prova gratis i en månad
Prova gratis i en månad